Så här behandlar vi dina personuppgifter vid sjukresor

Din integritet är viktig för oss. Målsättningen är att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter eller annan viktig information till Färdtjänsten som hanterar sjukresor i Region Stockholm.

Vi har vidtagit rimliga och lämpliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter. All hantering av personuppgifter sker utifrån gällande lagstiftning samt de interna riktlinjer och rutiner som gäller inom Färdtjänstsektionen vid Region Stockholm.

Vi kan komma att dela med oss av dina personuppgifter till någon av våra leverantörer. Hanteringen av dina personuppgifter hos leverantören regleras i ett särskilt avtal för att säkerställa att dina personuppgifter är trygga. Leverantören får inte använda dina personuppgifter i någon annan del av sin verksamhet.

Vi kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter eller till någon annan tredje part där vi är skyldiga att göra det enligt lag, föreskrift eller myndighetsbeslut.

Vi använder inte dina personuppgifter för automatiserat beslutsfattande eller profilering (det vill säga för analys av dina preferenser, intressen, eller liknande).

Dina rättigheter

Enligt dataskyddslagstiftningen har du ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter.

Du har rätt att:

Få information om vilka personuppgifter och för vilket ändamål som vi behandlar dessa.
Begära att vi rättar felaktiga eller ofullständiga personuppgifter som vi behandlar.

Under vissa omständigheter har du också rätt att begära att vi:

raderar dina personuppgifter
begränsar behandlingen av dina personuppgifter.

Vi kan inte radera dina uppgifter om vi behöver dem i vår myndighetsutövning eller om vi är skyldiga enligt lag att spara dem.

Klagomål

Om du har klagomål på Färdtjänstens hantering av dina personuppgifter kan du i första hand kontakta dataskyddsombudet, kontaktinformation, se nedan.

Du kan även lämna ditt klagomål till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten:

Integritetskyddsmyndighetens kontaktuppgifter

Frågor om personuppgiftsbehandlingen

Om du har några frågor om hanteringen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta vår kundservice eller vårt dataskyddsombud.

Dataskyddsombudet har till uppgift att informera och ge råd om personuppgiftsbehandling inom Färdtjänsten.

Du kan alltid vända dig till vårt dataskyddsombud med frågor och med begäran om att utöva dina rättigheter.

För att begära ut ett registerutdrag eller begära radering av dina personuppgifter kan du kontakta vår kundservice på telefon 08 – 720 80 80.

Du kan också kontakta dataskyddsombudet på följande adresser

E-post: dataskyddsombudet@sl.se

Postadress:
Trafikförvaltningen
Dataskyddsombudet
105 73 Stockholm

Så här hanterar vi dina personuppgifter vid färdtjänsten när du reser med sjukresor:

I Region Stockholm har Färdtjänsten ansvaret för att ordna sjukresor. När du har kontakt med Färdtjänsten behöver vi hantera personuppgifter om dig som sjukreseresenär. Vi har ett stort ansvar för att dina personuppgifter hanteras på rätt sätt för att kunna säkerställa en fungerande och säker verksamhet, och samtidigt skydda din integritet. De personuppgifter vi behandlar ska endast vara åtkomliga för de som har ett berättigat behov av dem. Vi har rutiner och system som säkerställer att personuppgifterna hanteras och skyddas på ett säkert sätt.

Trafiknämnden är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter inom färdtjänstens verksamhet och därmed också ansvarig för behandlingen av personuppgifter i sjukresehanteringen.

Här finns information om vilka av dina personuppgifter som Färdtjänsten behandlar när du reser med sjukresor, i vilka sammanhang som vi behöver hantera personuppgifter om dig och hur vi hanterar uppgifterna.

Varför hanterar Färdtjänsten mina personuppgifter när jag reser med sjukresor?

Färdtjänstens ändamål med personuppgiftsbehandlingarna är att:

säkerställa att alla som har tillstånd till sjukresor får tillgång till det
resenärer med beviljat tillstånd ska kunna utnyttja det
ge service åt resenärer genom att ge dem tillgång till information och hantera kundserviceärenden
ersätta resenärer för utebliven transport
hantera ersättningsanspråk för sjukresor
följa upp att resenärer använder tillståndet enligt lagar och riktlinjer
säkerställa att resenärer kan betala för utförda sjukresor
verifiera att sjukresor av god kvalitet anordnas inom länet i enlighet med lagar och Regionens riktlinjer.

Vilka personuppgifter hanterar Färdtjänsten när jag reser med sjukresor?

I ärenden om sjukresor behandlar vi följande personuppgifter:

Namn, adress, telefonnummer och övriga kontaktuppgifter till dig eller ditt ombud.
Personnummer och sjukresekortsnummer.
Ditt resmönster som omfattar adressuppgifter från utförda sjukresor, uppgifter om datum och tid för resorna, antal passagerare och hjälpmedel vid resorna.
Uppgifter om diagnoser och hälsa i tillståndsärenden.
Namn på vårdinrättningar som utfärdat tillstånd till sjukresor.
Taxiförarlegitimationsnummer (TFL-nummer).

Personuppgifterna som vi behandlar har vi fått från dig som söker ersättning för en sjukresa och från vården. Vi får även uppgifter om beställda och utförda resor från våra trafikleverantörer och beställningscentraler. Vi hämtar uppgifter om adresser ur folkbokföringsregistret.

Med vilken laglig grund behandlar Färdtjänsten personuppgifter när du reser med sjukresor?

Behandlingen av dina personuppgifter styrs av flera lagar, till exempel Lag om resekostnadsersättning vid sjukresor, Förvaltningslag, Arkivlag, Bokföringslag, Offentlighets- och sekretesslag och Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) som är en EU-gemensam förordning som reglerar hur personuppgifter får behandlas. Enligt Dataskyddsförordningen får personuppgifter endast samlas in och behandlas för särskilt angivna ändamål vilka måste ha en så kallad rättslig grund.

När Färdtjänsten behandlar personuppgifter är den rättsliga grunden oftast att behandlingen är nödvändig som en del av vår myndighetsutövning eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Grunden för färdtjänstens myndighetsutövning vid sjukresehantering är Lag om resekostnadsersättning vid sjukresor (SFS 1991:419) samt Regelverk för sjukresor och sittande sjuktransporter i Stockholms län (HSN 0901-003). För att en arbetsuppgift ska vara av allmänt intresse ska den kunna kopplas till lagar, förordningar, förskrifter och politiska beslut. Det finns flera lagar och förordningar som vi måste följa i vårt arbete för att kunna utföra sjukrese-uppdraget.

De vanligaste behandlingarna som vi utför med den rättsliga grunden myndighetsutövning eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse är:

Ansökan om resekostnadsersättning för sjukresor.
Hantering av sjukresor
Kundserviceärenden
Uppföljning av att resenär använder sjukresetillstånd enligt lagar och riktlinjer.
Fakturering och betalning av resekostnader och avgifter.

Om du anmäler att du vill betala med e-faktura så behandlar vi dina personuppgifter med lagstödet samtycke från den registrerade. E-faktura är en helt frivillig service som vi erbjuder våra resenärer. Du ger ditt samtycke till oss att behandla de nödvändiga personuppgifterna när du, med blankett, ansluter dig till betalningsservicen. Du kan när som helst återta ditt samtycke genom att kontakta vår kundservice eller din bank och avsluta e-fakturorna.

Nöjdhetsundersökning - Anbaro
För att undersöka att sjukresorna utförs med god kvalitet och som underlag för förbättringar av verksamheten utför vi en nöjdhetsundersökning - ANBARO. Denna behandling utförs med intresseavvägning som laglig grund. Det är en avvägning mellan vårt berättigade intresse att kontrollera att tjänsten utförs enligt våra krav och den registrerades intresse att skydda sina personuppgifter. Ett begränsat antal resenärer som nyligen rest en sjukresa rings upp och får svara på frågor kring tidspassning, nöjdhet och trygghet. Undersökningen utförs av färdtjänstens personal i samarbete med marknadsundersökningsföretaget Ipsos, som ansvarar för och det statistiska urvalet av deltagare och den statistiska bearbetningen av undersökningsresultatet. Inga personuppgifter som framkommer vid undersökningen lämnas ut till Ipsos eller någon annan. Svaren lämnade i undersökningen är anonymiserade och personuppgifterna (namn och telefonnummer) som används för att kontakta resenärerna raderas omgående efter att samtalet avslutats. Om du inte vill delta i undersökningen så kan du anmäla detta till vår kundservice.

Hur länge sparar färdtjänsten mina personuppgifter?

Personuppgifter får inte sparas längre än nödvändigt. Det innebär att när personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål de samlades in för ska de gallras (raderas).

Alla handlingar i ett ärende som rör tillstånd till sjukresa gallras 3 år efter att tillstånd upphört eller att ärendet avvisats.
Samtliga personuppgifter i vårt tillståndssystem gallras 3 år efter att tillståndet upphört och inget nytt tillstånd beviljats, eller resenär har avlidit.
Uppgifter om beställda och utförda resor med sjukresor (datum och tid för resan, antal passagerare, hjälpmedel vid resan, avrese- och destinationsadress, beställningsinformation) gallras 7 år efter beställningsdatum.
Uppgifter om koordinater som visar var taxibilen har befunnit sig under en sjukresa gallras 1 år efter att resan utförts.
Alla uppgifter och handlingar i inkomna kundserviceärenden (allmänna frågor, klagomål etc.) gallras 3 år efter att ärendet avslutats.
Inspelade samtal till kundservice, beställningscentralen och talsvar gallras 90 dygn efter samtalet.
Medgivanden till autogiro gallras 1 år efter att autogirot har upphört att gälla.
Fakturakopior, underlag för fakturor, utbetalningsunderlag och andra ekonomihandlingar som behövs vid kontroll av bokföringsuppgifter och skatteunderlag gallras 10 år för handlingar upprättade före år 2019 och 7 år för handlingar upprättade efter år 2019.
Återbetalnings- och krediteringsärenden som innehåller kvitton och ekonomiska verifikationer gallras 10 år för ärenden avslutade före år 2019 och 7 år för ärenden avslutade efter år 2019.

Ärenden av varaktig betydelse för verksamheten bevaras.

Vem får ta del av mina personuppgifter?

Den grundlagsskyddade offentlighetsprincipen begränsas inte av dataskyddsförordningen. Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen. De allra flesta ärenden som rör sjukresor är belagda med sekretess och lämnas därför inte ut.

Vi är skyldiga att enligt lag lämna ut dina personuppgifter till andra myndigheter som Socialtjänsten, Försäkringskassan, Polismyndigheten och förvaltningsdomstolar om dessa begär detta.

I vissa fall måste vi lämna ut dina personuppgifter för att kunna ordna transporter.

Kundservice
Kundservice för färdtjänst och sjukresor får ta del av de uppgifter som de behöver för att kunna hjälpa resenärer med kundserviceärenden. Releasy Customer Management AB bedriver kundservice på vårt uppdrag och är vårt personuppgiftsbiträde. Trafiknämnden är personuppgiftsansvarig och Releasy behandlar personuppgifter enligt avtal.

Taxibolag och beställningscentral
Till våra anlitade taxibolag och beställningscentraler lämnar vi ut de uppgifter som är nödvändiga för att de ska kunna planera och genomföra resorna. De taxiåkerier och beställningscentraler som vi har avtal med är våra personuppgiftsbiträden och behandlar uppgifterna på uppdrag av Trafiknämnden.

Fakturautskick
Vi lämnar ut personuppgifter till det personuppgiftsbiträde som trycker och skickar ut fakturor. I den händelse att ett betalningsärende leder till ett inkassokrav så lämnas de personuppgifter som finns på fakturan till det företag, som vårt personuppgiftsbiträde, sköter inkassohanteringen.

Överför ni mina uppgifter till länder utanför EU/EES-området?

När du ringer och beställer en resa så överförs dina uppgifter om resan och ditt resetillstånd till våra beställningscentraler i Senegal och Moldavien.

Varje gång vi överför dina personuppgifter till ett land utanför EU/ESS så ser vi till att det sker på ett säkert sätt. Senegal och Moldavien är länder som godkänt Europarådets konvention om skydd för enskilda vid databehandling av personuppgifter. Detta innebär att länderna och företaget har en tillräcklig skyddsnivå när de behandlar personuppgifter.