Så här behandlar vi dina personuppgifter vid färdtjänstresor

Din integritet är viktig för oss. Målsättningen är att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter eller annan viktig information till Färdtjänsten.

Vi har vidtagit rimliga och lämpliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter. All hantering av personuppgifter sker utifrån gällande lagstiftning samt de interna riktlinjer och rutiner som gäller inom Färdtjänstsektionen vid Region Stockholm.

Vi kan komma att dela med oss av dina personuppgifter till någon av våra leverantörer. Hanteringen av dina personuppgifter hos leverantören regleras i ett särskilt avtal för att säkerställa att dina personuppgifter är trygga. Leverantören får inte använda dina personuppgifter i någon annan del av sin verksamhet.

Vi kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter eller till någon annan tredje part där vi är skyldiga att göra det enligt lag, föreskrift eller myndighetsbeslut.

Vi använder inte dina personuppgifter för automatiserat beslutsfattande eller profilering (det vill säga för analys av dina preferenser, intressen, eller liknande).

Dina rättigheter

Enligt dataskyddslagstiftningen har du ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter.

Du har rätt att:

Få information om vilka personuppgifter och för vilket ändamål som vi behandlar dessa.
Begära att vi rättar felaktiga eller ofullständiga personuppgifter som vi behandlar.

Under vissa omständigheter har du också rätt att begära att vi:

raderar dina personuppgifter
begränsar behandlingen av dina personuppgifter.

Vi kan inte radera dina uppgifter om vi behöver dem i vår myndighetsutövning eller om vi är skyldiga enligt lag att spara dem.

Synpunkter på hanteringen av personuppgifter

Om du har synpunkter och klagomål på Färdtjänstens hantering av dina personuppgifter kan du i första hand kontakta dataskyddsombudet, kontaktinformation.

Postadress:
Trafikförvaltningen
Dataskyddsombudet
105 73 Stockholm

E-postadress: dataskyddsombudet@sl.se

Du kan även lämna ditt klagomål till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten: Integritetskyddsmyndighetens kontaktuppgifter

Frågor om personuppgiftsbehandlingen

Om du har några frågor om hanteringen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta vår kundservice eller vårt dataskyddsombud. Dataskyddsombudet har till uppgift att informera och ge råd om personuppgiftsbehandling inom Färdtjänsten. Du kan alltid vända dig till vårt dataskyddsombud med frågor och med begäran om att utöva dina rättigheter.

För att begära ut ett registerutdrag eller begära radering av dina personuppgifter kontaktar du vår kundservice på telefon 08 – 720 80 80.

Du kan också kontakta dataskyddsombudet på följande adresser.

Postadress:
Trafikförvaltningen
Dataskyddsombudet
105 73 Stockholm

E-postadress: dataskyddsombudet@sl.se

Så här hanterar vi dina personuppgifter vid färdtjänsten

När du har kontakt med Färdtjänsten behöver vi hantera personuppgifter om dig som resenär. Vi har ett stort ansvar för att dina personuppgifter hanteras på rätt sätt för att kunna säkerställa en fungerande och säker verksamhet, och samtidigt skydda din integritet. De personuppgifter vi behandlar ska endast vara åtkomliga för de som har ett berättigat behov av dem. Vi har rutiner och system som säkerställer att personuppgifterna hanteras och skyddas på ett säkert sätt.

Trafiknämnden är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter inom färdtjänstens verksamhet.

Här finns information om vilka av dina personuppgifter som Färdtjänsten behandlar, i vilka sammanhang som vi behöver hantera personuppgifter om dig och hur vi hanterar uppgifterna.

Varför hanterar Färdtjänsten mina personuppgifter?

Färdtjänstens ändamål med personuppgiftsbehandlingarna är att:

säkerställa att alla som har rätt till färdtjänst får tillgång till det
resenärer med beviljat tillstånd ska kunna utnyttja det
ersätta resenärer för utebliven transport
följa upp att resenärer använder tillståndet enligt lagar och riktlinjer
säkerställa att resenärer kan betala för utförda färdtjänstresor
verifiera att en färdtjänst av god kvalitet anordnas inom länet i enlighet med Färdtjänstlagen
ge service åt resenärer genom att ge dem tillgång till information och hantera kundserviceärenden.

Vilka personuppgifter hanterar Färdtjänsten?

I ärenden om färdtjänst behandlar vi följande personuppgifter:

Namn, adress, telefonnummer och övriga kontaktuppgifter till dig eller ditt ombud.
Personnummer, kundnummer och nummer på färdtjänstkort.
Ditt resmönster med adressuppgifter från utförda färdtjänstresor och uppgifter om datum och tid för resan. Antal passagerare och hjälpmedel vid resorna.
Fotografi på färdtjänstkort.
Uppgifter om diagnoser och hälsa i ansökningshandlingar.
Uppgifter om medlemskap och förtroendeuppdrag i olika föreningar och organisationer (i samband med ansökan om extra resor).
TFL-nummer (Taxiförarlegitimationsnummer).

Personuppgifterna som vi behandlar har vi fått från dig som söker eller innehar tillstånd till färdtjänst (eller från ditt ombud), från kommunen och från vården/vår konsultläkare. Vi får även uppgifter om beställda och utförda resor från våra trafikleverantörer och beställningscentraler. Vi hämtar uppgifter om adresser ur folkbokföringsregistret.

Med vilken laglig grund behandlar Färdtjänsten personuppgifter?

Behandlingen av dina personuppgifter styrs av flera lagar, till exempel Lag om färdtjänst, Förvaltningslag, Arkivlag, Bokföringslag, Offentlighets- och sekretesslag och Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) som är en EU-gemensam förordning som reglerar hur personuppgifter får behandlas. Enligt Dataskyddsförordningen får personuppgifter endast samlas in och behandlas för särskilt angivna ändamål vilka måste ha en så kallad rättslig grund.

När Färdtjänsten behandlar personuppgifter är den rättsliga grunden oftast att behandlingen är nödvändig som en del av vår myndighetsutövning eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Grunden för färdtjänstens myndighetsutövning är Lag om färdtjänst (SFS 1997:736). För att en arbetsuppgift ska vara av allmänt intresse ska den kunna kopplas till lagar, förordningar, förskrifter och politiska beslut. Det finns flera lagar och förordningar som vi måste följa i vårt arbete för att kunna utföra färdtjänst-uppdraget.

De vanligaste behandlingarna som vi utför med den rättsliga grunden myndighetsutövning eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse är:

Ansökan om tillstånd för färdtjänst.
Ansökan om extra resor.
Hantering av färdtjänstresor.
Kundserviceärenden
Uppföljning av att resenär använder sitt tillstånd till färdtjänst enligt lagar och riktlinjer.
Fakturering och betalning av kostnader för resor och egenavgifter.

Om du anmäler att du vill betala med autogiro eller e-faktura så behandlar vi dina personuppgifter med lagstödet samtycke från den registrerade. Autogiro och e-faktura är en helt frivillig service som vi erbjuder våra resenärer. Du ger ditt samtycke till oss att behandla de nödvändiga personuppgifterna när du, med blankett, ansluter dig till betalningsservicen. Du kan när som helst återta ditt samtycke genom att kontakta vår kundservice eller din bank och avsluta autogirot eller e-fakturorna.

För att undersöka att färdtjänsten utförs med god kvalitet och som underlag för förbättringar av verksamheten utför vi en nöjdhetsundersökning - ANBARO. Denna behandling utförs med intresseavvägning som laglig grund. Det är en avvägning mellan vårt berättigade intresse att kontrollera att tjänsten utförs enligt våra krav och den registrerades intresse att skydda sina personuppgifter. Ett begränsat antal resenärer som nyligen rest med färdtjänst rings upp och får svara på frågor kring tidspassning, nöjdhet och trygghet. Undersökningen utförs av färdtjänstens personal i samarbete med marknadsundersökningsföretaget Ipsos, som ansvarar för och det statistiska urvalet av deltagare och den statistiska bearbetningen av undersökningsresultatet. Inga personuppgifter som framkommer vid undersökningen lämnas ut till Ipsos eller någon annan. Svaren lämnade i undersökningen är anonymiserade och personuppgifterna (namn och telefonnummer) som används för att kontakta resenärerna raderas omgående efter att samtalet avslutats. Om du inte vill delta i undersökningen så kan du anmäla detta till vår kundservice.

Hur länge sparar färdtjänsten mina personuppgifter?

Personuppgifter får inte sparas längre än nödvändigt. Det innebär att när personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål de samlades in för ska de gallras (raderas).

Alla handlingar i ett ärende som rör tillstånd till färdtjänst gallras 2 år efter att tillstånd upphört eller ansökan avslagits.
Fotografi till färdtjänstkort gallras när ett nytt fotografi inkommer och ett nytt kort beställs.
Alla handlingar i ett ärende som rör extra tilldelning av resor gallras 1 år efter att perioden som resorna beviljats för tagit slut eller ansökan avslagits.
Samtliga personuppgifter i vårt tillståndssystem gallras 2 år efter att tillståndet till färdtjänst upphört och inget nytt tillstånd beviljats, eller 1 år efter att sökande/resenär har avlidit.
Uppgifter om beställda och utförda resor med färdtjänst gallras 7 år efter beställningsdatum. Uppgifter om resan innehåller datum och tid för resan, antal passagerare, hjälpmedel vid resan, avrese- och destinationsadress och information om beställningarna.
Uppgifter om koordinater som visar var taxibilen har befunnit sig under en färdtjänstresa gallras 1 år efter att resan utförts.
Alla uppgifter och handlingar i inkomna kundserviceärenden så som allmänna frågor, klagomål med mera gallras 3 år efter att ärendet avslutats.
Inspelade samtal till kundservice, beställningscentralen och den automatiska beställningstjänsten talsvar gallras 90 dygn efter samtalet.
Medgivanden till autogiro, e-faktura och underlag till beslut om nedsatt avgift gallras 1 år efter att autogirot, e-fakturan eller rätten till nedsatt avgift har upphört att gälla.
Fakturakopior, underlag för fakturor, utbetalningsunderlag och andra ekonomihandlingar som behövs vid kontroll av bokföringsuppgifter och skatteunderlag gallras 10 år för handlingar upprättade före år 2019 och 7 år för handlingar upprättade efter år 2019.
Återbetalnings- och krediteringsärenden som innehåller kvitton och ekonomiska verifikationer gallras 10 år för ärenden avslutade före år 2019 och 7 år för ärenden avslutade efter år 2019.

Ärenden av varaktig betydelse för verksamheten bevaras.

Vem får ta del av mina personuppgifter?

Den grundlagsskyddade offentlighetsprincipen begränsas inte av dataskyddsförordningen. Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen. De allra flesta ärenden som rör färdtjänst är belagda med sekretess och lämnas därför inte ut.

I vissa fall måste vi lämna ut dina personuppgifter för att kunna hantera färdtjänstärenden och ordna transporter.

Vi är skyldiga att enligt lag lämna ut dina personuppgifter till andra myndigheter som Socialtjänsten, Försäkringskassan, Polismyndigheten och förvaltningsdomstolar om dessa begär detta.

Konsultläkaren
Om vi bedömer att inkomna handlingar ett tillståndsärende inte innehåller tillräcklig information om sökandes hälsa för att beslut ska kunna fattas, kan färdtjänsten begära ett utlåtande från anlitad konsultläkare. Färdtjänsten lämnar då över inkomna handlingar med uppgifter om sökandes hälsa till läkaren. Vi informerar dig alltid när vi skickar personuppgifter till läkaren. Konsultläkaren är vårt personuppgiftsbiträde och behandlar personuppgifterna enligt avtal.

Vår kundservice
Kundservice för färdtjänst och sjukresor får ta del av de uppgifter som de behöver för att kunna hjälpa resenärer med kundserviceärenden. Releasy Customer Management AB bedriver kundservice på vårt uppdrag och är vårt personuppgiftsbiträde. Trafiknämnden är personuppgiftsansvarig och Releasy behandlar personuppgifter enligt avtal.

Taxibolag och beställningscentraler
Till våra anlitade taxibolag och beställningscentraler lämnar vi ut de uppgifter som är nödvändiga för att de ska kunna planera och genomföra resorna. De taxiåkerier och beställningscentraler som vi har avtal med är våra personuppgiftsbiträden och behandlar uppgifterna på uppdrag av Trafiknämnden.

Färdtjänstkort
De personuppgifter (fotografi, namn, adress och kortnummer) som behövs för att kunna framställa färdtjänstkort lämnas ut till vårt personuppgiftsbiträde som tillverkar och distribuerar korten.

Utskick av fakturaunderlag
Vi lämnar ut personuppgifter till det personuppgiftsbiträde som trycker och skickar ut fakturor. I den händelse att ett betalningsärende leder till ett inkassokrav så lämnas de personuppgifter som finns på fakturan till det företag, som vårt personuppgiftsbiträde, sköter inkassohanteringen.

Resa med utomlänsbiljetter
Om du beställer biljetter för färdtjänstresor utanför Stockholms län så lämnar vi ut de personuppgifter som är nödvändiga för att kunna genomföra resan till vårt personuppgiftsbiträde Riksfärdtjänsten Sverige AB, som på vårt uppdrag handlägger dessa ärenden.

Överför ni mina uppgifter till länder utanför EU/EES-området?

När du ringer och beställer en resa så överförs dina uppgifter om resan och ditt resetillstånd till våra beställningscentraler i Senegal och Moldavien.

Varje gång vi överför dina personuppgifter till ett land utanför EU/ESS så ser vi till att det sker på ett säkert sätt. Senegal och Moldavien är länder som godkänt Europarådets konvention om skydd för enskilda vid databehandling av personuppgifter. Detta innebär att länderna och företaget har en tillräcklig skyddsnivå när de behandlar personuppgifter.